·Emplacement : Montréal – Centre-ville
·Durée : 1 an avec possibilité de permanence. Le candidat sélectionné aura le droit aux assurances et sera sur la paie de la compagnie.
·Mode de travail – Présentiel
·Heures de travail: Lundi au vendredi de 8h30- 16h30 – 37,5 heures par semaine.
Notre client est une entreprise en gestion d’investissements immobiliers de premier plan et un fournisseur de services immobiliers reconnu à l’échelle mondiale. La compagnie a plus de 750 clients institutionnels avec environ 48 milliards de dollars américains d’actifs sous gestion et une expertise dans la gestion d’actifs de bureaux, de commerces, de propriétés industrielles et multirésidentielles à travers le monde. Notre client favorise une culture d’entreprise saine et encourage ses employés à des possibilités de croissance, de développement et de promotion. L’entreprise est maintenant à la recherche d’un Adjoint, services aux locataires et de bureau pour se joindre à leur équipe située à Montréal.
Ce que vous ferez :
Soutien administratif général :
·Accueillir et communiquer de manière efficace et professionnelle avec tous les visiteurs du bureau.
·Traiter les demandes et les requêtes internes et externes conformément aux lignes directrices, aux procédures et aux politiques de l’entreprise ; veiller à ce que les informations soient transmises au responsable concerné pour tout suivi nécessaire.
·Maintenir en permanence une apparence professionnelle dans la zone de réception et les salles de réunion.
·Coordonner les réservations des salles de réunion.
·Veiller à ce que les fournitures de bureau et la papeterie soient en quantité suffisante et passer des commandes de réapprovisionnement si nécessaire.
·Veiller à ce que tous les équipements de bureau soient en bon état de fonctionnement ; faire réparer/entretenir immédiatement tout équipement défectueux (machine à café, imprimante, etc.) ;
·Ouvrir tout le courrier entrant et les colis de messagerie, apposer le cachet de la date sur tous les articles et les distribuer aux destinataires.
·Organiser tous les colis de courrier sortant.
·Fournir un soutien administratif général (pour tous les gestionnaires et l’administrateur de propriété au sein du portefeuille).
·Effectuer d’autres tâches en fonction des besoins.
Soutien opérationnel :
·Répondre aux demandes de service des locataires par téléphone et par voie électronique.
·En utilisant le logiciel Angus, ouvrir et/ou suivre les demandes de service des locataires.
·Coordonner les bons de commande demandés par les membres de l’équipe.
Centre de conférence :
·Remplacer et soutenir occasionnellement la coordinatrice des services aux clients du centre de conférence.
Les avantages :
-3 semaines de vacances.
– Couverture dentaire, maladie et optique, et ce dès le mois suivant l’embauche.
– Compte mieux-être de 500$
Exigences :
·3 ans d’expérience ou plus dans le domaine des services à la clientèle et/ou des fonctions administratives
·Diplôme d’études secondaires et cours d’études postsecondaires
·Excellentes compétences en matière de communication orale et écrite et de présentation ; capacité à établir et à entretenir des relations de travail coopératives à tous les niveaux ; capacité à respecter la confidentialité ; enthousiasme et désir d’apprendre ; esprit d’équipe.
·Solides compétences organisationnelles/multitâches – capacité à répartir efficacement son temps, à travailler sous pression et à gérer des délais serrés ; capacité à gérer des demandes multiples et des priorités concurrentes et à s’adapter à de nouvelles idées et à des changements constants.
·Compétences informatiques – Connaissance intermédiaire de Microsoft Office, en particulier Outlook, Word et Excel.
·Bilinguisme – excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et anglais fonctionnel en raison des communications fréquentes avec les locataires, clients et collègues d’autres bureaux canadiens (à l’oral et à l’écrit).
·Vérification criminelle –une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.
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