Robert Half Looking for Administrative Coordinator at Saint-Laurent, Quebec Full Time

Notre client dans l’industrie pharmaceutique est à la recherche d’un coordonnateur administratif pour un rôle en mode hybride. Le mandat est de 3 mois avec la possibilité d’une position permanente si c’est le cas. 

Description de tâches :

– Coordonner le lancement des bons de commande et des factures (dans le système de gestion des données SAP et d’autres systèmes d’approvisionnement) et assurer le suivi des bons de commande et des dépenses, par domaine thérapeutique individuel, dans le cadre du suivi budgétaire principal.

– Vous êtes l’expert en la matière en ce qui concerne la sélection des fournisseurs (processus de conformité avec les tiers), les accords de service principaux (MSA) et les énoncés de travaux (SOW) dans les plateformes Icertis et SAP. Il s’agit notamment de veiller à ce que les directives en matière de conformité, d’approvisionnement et de droit soient respectées.

– Assister les responsables dans les communications avec les payeurs publics et privés et coordonner/préparer les dossiers de remboursement (papier et électronique) pour les payeurs.

– Maintenir et mettre à jour la liste principale et la base de données des contacts avec les payeurs privés et publics et gérer la signature et l’exécution de tous les accords de référencement des produits conformément à la politique.

– Participer à l’organisation des réunions du conseil consultatif, superviser la logistique des réunions et assurer la coordination avec l’agence de voyage si nécessaire. 

– Télécharger les documents dans le système Veeva Vault Promo Mats pour les approbations médicales/réglementaires.

– Aider à l’intégration des nouveaux membres de l’équipe : coordonner l’annonce de l’entreprise, le laissez-passer de sécurité et l’affectation du poste de travail/bureau, et préparer un projet de plan d’intégration pour le responsable du recrutement.

– Examiner les budgets chaque mois afin de gérer les commandes en cours et les régularisations exactes.

– S’assurer que toute la documentation du projet est sauvegardée sur le site SharePoint du département et télécharger les MSAs/SOPs pertinents dans Icertis.

– Soutenir le siège de Market Access et les membres de l’équipe sur le terrain dans le cadre de divers projets ad hoc et activités administratives : paiements, coordination des réunions d’équipe/de fournisseurs, inscription à des conférences, renouvellement des adhésions, etc. 

– Assister et participer aux réunions du département, aux sessions d’information et assurer la liaison avec les équipes interfonctionnelles pour améliorer/maintenir la connaissance de l’entreprise et partager les meilleures pratiques.

– Suivre la formation en ligne (SOP, etc.) dans les délais impartis. 

– Réaliser l’auto-évaluation des performances et le plan de croissance

Exigences:.

– Capacité à gérer plusieurs projets à la fois.

– Solides compétences financières afin de pouvoir prendre des décisions commerciales judicieuses.

– Capacité à travailler dans un environnement à rythme rapide et à travailler sous pression (en raison des délais de soumission aux payeurs).

– Adaptabilité/flexibilité pour faire face aux situations urgentes et aux priorités. 

– Bien organisé et soucieux du détail, avec des normes de qualité élevées.

– Esprit d’équipe efficace.

– Diplomatie et maturité dans les relations avec les différents partenaires internes et externes.

– Maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit). La capacité à relire des textes en anglais et en français est un atout.

– Familiarité avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) et aisance à travailler sur Internet.

– La connaissance des systèmes SAP et Icertis est un atout.

– Capacité à prendre des mesures clés et à démontrer des ancrages comportementaux qui soutiennent les descripteurs culturels et les attributs de leadership d’AbbVie.

– Gérer efficacement les informations confidentielles relatives aux prix.

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