The Erb Group of Companies Looking for Payroll Timekeeper Administrator at New Hamburg, ON Full Time

Job title: Payroll Timekeeper Administrator

Job Location: Head Office – New Hamburg

Position Type: Onsite

Shift Hours: Monday to Friday; 8:00AM – 4:30PM

Compensation Range: $20.01 – $26.08 / hourly

We Bring Food to Your Family’s Table

The Erb Group of Companies is one of North America’s largest privately-owned refrigerated transportation providers. The Erb Group specializes on the timely, protected distribution of temperature-controlled perishable goods across Canada and the U.S. The Erb Group is a family-owned business and has been in the industry for over 63 years. Its head office is based in New Hamburg, Ontario, with additional Canadian terminals in Baden, Toronto, Thunder Bay, North Bay, Ottawa, Montreal, Trenton, Winnipeg and a U.S. terminal in Elverson, PA. In addition, we have been recognized as Best Fleets to Drive For several years, a Top Fleet Employer and continue to be a safety industry leader.

What Will You Do?

• Assist and lead implementation of time & attendance system across all locations
• Administer and troubleshoot system issues/errors. Examples: identify if there is a card or import issue of information in the system
• Develop user ID’s for management and set up appropriate employee lists
• Develop and maintain appropriate schedules and work plans within the system
• Administer system set-up (pay codes, reason codes, rounding rules etc.)
• Develop and lead training on the system for managers. Create specific training material for presentation
• Work closely with the Information Technology team and system contacts to ensure the system is working properly
• Run various system reports as requested. Includes back up reports for data that has not logged properly
• Check the accuracy of timecards, trip reports, and terminal summary sheets. Verify and ensure entitlement for overtime, shift premiums, personal days, bereavement situations, stat holiday pay etc., are interpreted accurately according to company policy.
• Assist with data entry into Infinium (AS400)
• Assist with biweekly payroll register audits to ensure accuracy. Review source deductions, check garnishees, review deductions for arrears in insurance, etc.
• Assist in department filing, and any special projects as assigned by Manager through various times of the year
• Respond to emails when required. Answer employee and management inquiries.
• Maintain confidentiality
• All other duties as required

Who Are We Looking For?

• Previous experience with system administration and/or payroll would be an asset. Knowledge of AS400 and NTE1000 preferred. Experience with a Human Capital Management (HCM) system would be an asset
• Knowledge of the transportation industry would be an asset
• Detail oriented, able to prioritize and effectively manage multiple assignments with strict departmental timelines
• Must be extremely organized and have the ability to work with exceptions as they arise, as well as standard procedures
• Strong computer skills required due to complex payroll system, in addition to use Excel, Word. PDF’s & Outlook
• Good communication skills, both verbally and written for dealing with employee and management inquiries
• Ability to work a flexible schedule assisting a 24/7 business operation

Your Cool Work Perks
Benefits available from day 1
We’re motivated by doing business with good people and hiring them too.

• Company paid health insurance plans (health, prescription, dental and vision)
• Company paid group life insurance and optional life insurance
• Company paid accident and serious illness benefits
• Long-term disability insurance
• Employee & Family Assistance Program (EFAP)
• 20 massages per calendar year
• TFSA, RRSP & RESP savings plans with company match contributions
• Profit-sharing opportunity
• Referral bonus program
• Safety shoe voucher
• Uniform and annual tool allowance for apprentice and mechanic technicians
• Corporate discounts with Josslin Insurance and Goodlife Fitness

• Educational assistance up to 50%, with specific training required by The Erb Group paid in full
• Career advancement opportunities
• Community and philanthropy opportunities
• Employee engagement events (Good Cheer Club, summer BBQs, prizes, food trucks, employee recognition programs)

How To Make Your Next Cool Move

Having trouble completing the application? Contact us 1-800-461-5299 or [email protected]

Don’t meet every single requirement? Studies have shown that women and people of colour are less likely to apply to jobs unless they meet almost every qualification. At The Erb Group, we’re committed to continually improving our approach to building a diverse, inclusive, and value driven workplace. If you’re excited about this role but your past experiences don’t align perfectly with our job description, we encourage you to apply regardless. You could just be the right candidate for this role or others!

The Erb Group of Companies is an equal opportunity employer and is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, including all stages of the hiring process. If you require accommodation, please contact [email protected] or call 1-800-461-5299. All information received in relation to accommodation will be kept confidential.

We thank all those who apply. Only those selected for further consideration will be contacted.

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Appellation d’emploi : Administrateur de la paie et du temps de travail

Emplacement : Siège social – New Hamburg

Mode de travail : Sur place

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30

Nous livrons vos aliments jusqu’à votre table

Le groupe d’entreprises Erb est l’un des plus grands fournisseurs privés de services de transport frigorifique en Amérique du Nord. Spécialiste du transport à température contrôlée d’aliments périssables partout au Canada et aux É.-U., le Groupe Erb est fier d’assurer la livraison à temps et la protection des marchandises. Il s’agit d’une entreprise familiale qui cumule plus de 63 ans d’expérience dans le secteur du transport. Son siège social est situé à New Hamburg, en Ontario. Ses autres terminaux canadiens se trouvent à Baden, Toronto, Thunder Bay, North Bay, Ottawa, Montréal, Trenton et Winnipeg. Il exploite un terminal aux É.-U. qui est situé à Elverson, en Pennsylvanie. En outre, nous avons été reconnus comme les meilleures flottes pour lesquelles conduire plusieurs années, un employeur de premier plan et continuons à être un leader du secteur de la sécurité.

Ce que vous allez faire :

• Assister et diriger la mise en œuvre du système de gestion du temps et des présences dans tous les sites.
• Administrer et dépanner les problèmes/erreurs du système. Exemples : identifier s’il y a un problème de carte ou d’importation d’informations dans le système.
• Développer des identifiants pour la direction et établir des listes d’employés appropriées.
• Élaborer et maintenir des horaires et des plans de travail appropriés dans le système.
• gérer la configuration du système (codes de rémunération, codes de motif, règles d’arrondi, etc.)
• Développer et diriger la formation sur le système pour les gestionnaires. Créer du matériel de formation spécifique pour la présentation
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des technologies de l’information et les contacts du système pour s’assurer que le système fonctionne correctement.
• Exécuter divers rapports sur le système, selon les besoins. Cela inclut les rapports de sauvegarde pour les données qui n’ont pas été enregistrées correctement.
• Vérifier l’exactitude des fiches horaires, des rapports de voyage et des fiches récapitulatives des terminaux. Vérifier et s’assurer que les droits aux heures supplémentaires, aux primes d’équipe, aux jours personnels, aux situations de deuil, aux congés payés, etc. sont interprétés avec précision conformément à la politique de l’entreprise.
• Aider à la saisie des données dans Infinium (AS400).
• Participer aux audits bihebdomadaires des registres de paie afin d’en garantir l’exactitude. Examiner les retenues à la source, vérifier les saisies-arrêts, examiner les retenues pour les arriérés d’assurance, etc.
• Aider à l’archivage du département et à tout projet spécial assigné par le directeur à différentes périodes de l’année.
• Répondre aux courriels lorsque cela est nécessaire. Répondre aux demandes de renseignements des employés et de la direction.
• Maintenir la confidentialité.
• Toutes les autres tâches requises.

Ce que nous recherchons :

• Une expérience préalable en matière d’administration de systèmes et/ou de paie serait un atout. Connaissance de AS400 et NTE1000 souhaitée. Une expérience avec un système de gestion du capital humain (HCM) serait un atout.
• La connaissance de l’industrie du transport est un atout.
• Souci du détail, capacité à établir des priorités et à gérer efficacement des missions multiples dans le respect des délais stricts fixés par le département.
• Le candidat doit être extrêmement organisé et avoir la capacité de travailler avec des exceptions au fur et à mesure qu’elles se présentent, ainsi qu’avec des procédures standard.
• De solides compétences informatiques sont requises en raison de la complexité du système de paie, ainsi que l’utilisation d’Excel, Word. PDF et Outlook
• Bonne capacité de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, pour répondre aux demandes des employés et de la direction.
• Capacité à travailler selon un horaire flexible pour aider une entreprise fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Vos formidables avantages sociaux et accessoires :
Vous avez accès au régime d’avantages sociaux dès votre entrée en service.
Notre motivation découle de notre désir de faire affaire avec les personnes que nous serions heureux d’embaucher.

• Régimes d’assurance maladie (soins médicaux et dentaires, assurance médicaments et soins de la vue) payés par l’employeur;
• Assurance vie collective et assurance vie optionnelle payées par l’employeur;
• Assurance en cas d’accident ou de maladie grave payée par l’employeur;
• Assurance invalidité de longue durée;
• Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF);
• 20 massages gratuits par année civile;
• Cotisations de contrepartie de l’employeur au CELI, au REEE et au REER;
• Programme de participation aux bénéfices;
• Programme de référencement;
• Bon pour l’achat de chaussures de protection;
• Uniforme et allocation d’outillage annuelle pour les techniciens en mécanique et les apprentis;
• Rabais chez Josslin Insurance et chez Goodlife Fitness;

• Aide financière aux études jusqu’à 50 % des frais de scolarité, le Groupe Erb assumant la totalité des coûts associés à ses formations obligatoires;
• Possibilités d’avancement professionnel;
• Possibilités de participer aux événements caritatifs;
• Activités pour les employés (Good Cheer Club, barbecues en été, prix, camions-restaurants, programmes de reconnaissance des employés).

Comment vous joindre à notre formidable équipe

Contactez-nous par téléphone au 1-800-461-5299 ou par courriel à [email protected]

Vous ne répondez pas à tous les critères d’embauche? Certaines études montrent que les femmes et les membres de minorités visibles sont moins susceptibles de poser leur candidature à moins de satisfaire à presque tous les critères. C’est pourquoi le Groupe Erb s’engage à favoriser un milieu de travail où diversité, inclusivité et valeurs humaines sont au cœur de sa mission. Si votre expérience professionnelle ne correspond pas parfaitement à la description d’emploi du poste qui vous intéresse, nous vous invitons à poser votre candidature quand même. Vous êtes peut-être le bon candidat pour ce poste, ou pour un autre!

Le groupe de sociétés Erb est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacles, y compris à toutes les étapes du processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec [email protected] ou composer le 1-800-461-5299. Toutes les informations reçues en rapport avec les aménagements seront gardées confidentielles.

Nous remercions toutes les personnes qui postulent. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.

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