Ville de Brossard Looking for Secrétaire de direction aux communications (Temporaire) at Brossard, Quebec, Canada Full Time

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Pour poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental, et offrir une qualité de services aux citoyens, nous avons besoin de candidats de choix, comme vous, afin de combler notre grande équipe. Aidez-nous à façonner le Brossard de demain!

Mandat

Sous la supervision de la directrice, la secrétaire de direction travaille également en étroite collaboration avec la chef de service et effectue diverses tâches de secrétariat habituellement associées à la gestion d’une direction. De plus, elle agit en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les tâches administratives. Le ou la titulaire exécute son travail selon des procédures bien définies et des normes ou politiques administratives établies. Les cas litigieux sont référés au supérieur immédiat.

Principales tâches

• Gère les boîtes courriel du directeur, Communications et Demandes Web et effectue le suivi si nécessaire et transmet les courriels aux personnes concernées, s’il y a lieu;
• Gère l’agenda du directeur. Au besoin, fait des arrangements relatifs aux déplacements du directeur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, inscription, etc.);
• Assure le traitement administratif des factures et la mise à jour du fichier de suivi des dépenses de la Direction des communications;
• Prépare et complète les demandes de remboursement de dépenses et des frais de présentation du directeur et de la chef de service;
• Exerce un rôle de support concernant l’administration courante, la gestion du classement (classeurs et serveur numérique), la gestion du matériel de bureau, les photocopies, l’assemblage de documents, etc.;
• Effectue le contrôle des dossiers administratifs, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres du directeur;
• Prépare des commandes, reçoit les marchandises, veille à la distribution de celles-ci, assure le suivi des inventaires y compris la papeterie et agit à titre de personne-ressource lors de mauvais fonctionnement des équipements (ex. réparations diverses, requêtes aux travaux publics, etc.) Assure le suivi au besoin;
• Effectue la mise en forme, révise et corrige les documents;
• Rédige différents rapports, procès-verbaux, lettres, formulaires, etc. selon les directives reçues;
• Effectue l’organisation de rencontres et les réservations de salles de la Direction des communications.

Qualifications Et Exigences

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou l’équivalent;
• Un (1) à deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise de la langue française orale et écrite;
• Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, etc.) et les logiciels couramment utilisés dans le milieu;
• Sens développé de l’organisation du travail;
• Autonomie;
• Souci du détail et discrétion;
• Capacité à travailler en équipe;
• Doit faire preuve de tact et de courtoisie.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Travailler dans une équipe jeune et dynamique dans une Ville en pleine expansion
• Une carrière au service des citoyens
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi
• Un salaire horaire de 28,46 $ et 36,27 $ selon l’expérience
• Un mode de travail hybride
• Un poste temporaire jusqu’en décembre 2023 approximativement