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***ENGLISH FOLLOWS***
Répartiteur de nuit
Dépanner et répondre aux problèmes opérationnels qui surviennent en dehors des heures normales de travail. Cela inclut le maintien de la communication et de l’exactitude des données tout au long du processus afin d’éviter les pannes de service.
Horaire de travail : Mercredi au Samedi de 10h :00 à 21h :00.
Tâches quotidiennes
- Passer en revue les courriels de la journée, noter les tâches importantes, les déplacements, les chargements à surveiller, etc.
- Examiner la feuille de calcul quotidienne du Client, demander des précisions au planificateur si nécessaire.
- Faire un suivi pour s’assurer que l’information sur le chargement a été clairement transmise et confirmée au chauffeur par message texte, téléphone ou satellite.
- Vérifier et planifier à l’avance les chargements, les transports de retour, les déplacements spéciaux et créer des DH (si possible).
- S’assurer que les camions s’allument au moment où le conducteur est censé démarrer. S’il y a des retards, les inclure dans le rapport de nuit pour la direction.
- Coordination avec les chauffeurs pour maintenir un flux de tracteurs entrant et sortant du garage. Utiliser les emails envoyés par la maintenance comme référence.
- Surveiller l’état des routes et les conditions météorologiques, tenir les chauffeurs informés, s’il y a un retard à prévoir, faire les changements nécessaires afin de servir le client à temps. Informer le client de tout retard.
- Gérer et répondre au téléphone du bureau en temps voulu et traiter tous les problèmes qui surviennent lors des appels téléphoniques.
- Surveiller et traiter les messages satellites dans l’AS400 et s’assurer qu’ils sont à jour dans les 5 minutes.
- Faire des appels de service sur la route si nécessaire. Informer l’équipe de maintenance si cela se produit. Se servir du bon jugement afin de prendre les meilleures décisions financières et temporelles sur les problèmes de dépannage.
- Créer un rapport de fin d’équipe contenant les problèmes de l’équipe et la façon de les résoudre. Envoyer ce rapport par e-mail à l’équipe et une deuxième fois le jour suivant avec le planificateur et le superviseur.
- Résoudre les problèmes frontaliers dès qu’ils se présentent. Informer le superviseur de toute suggestion concernant la proactivité ou le dépannage dans ce service.
- Être proactif, face aux problèmes, retards et plaintes potentiels qui peuvent survenir ce jour-là.
- Avoir une pensée d'”amélioration continue”, c’est-à-dire comment réduire le bobtail, comment améliorer, etc. La critique constructive est TOUJOURS la bienvenue.
- Toutes autres tâches assignées par la direction
Compétences et aptitudes
- Doit avoir 1 à 2 ans d’expérience, soit dans le domaine des transports, soit dans un secteur connexe ;
- Doit avoir une bonne connaissance géographique ;
- Bonne connaissance de l’AS/400, d’Excel et de Lotus notes ;
- Le candidat doit avoir des compétences interpersonnelles et de communication exceptionnelles ;
- Habitudes téléphoniques et satellitaires impeccables, détaillées et proactives
- Forte attention aux détails et un haut degré d’exactitude ;
- Capacité d’évaluer les données et les options d’action et de tirer des conclusions judicieuses ;
- Doit avoir l’esprit d’équipe et un fort engagement envers la qualité et le service à la clientèle ;
- Capacité à effectuer plusieurs tâches et à gérer les priorités, à respecter les délais, à travailler sous pression et à assumer des tâches supplémentaires ;
- Résolution de problèmes et initiative
- Pensée critique et stratégique
- Innovation / débrouillardise
Environnement de travail
- Capacité à travailler en équipe avec un minimum de supervision.
- Capacité à travailler dans un environnement où le rythme est soutenu.
XTL Offre
- Avoir des assurances collectives payées 100% par l’employeur après 3 mois de probation
- Avoir un salaire compétitif
- Avoir un horaire qui permet la conciliation travail & vie personnelle
- Culture ”Portes Ouvertes”
***ENGLISH***
Night Dispatcher
Summary:
Troubleshoot and respond to operational issues that carry over from or arise outside the regular hours of operation. Includes maintaining communication and data integrity throughout in order to prevent service failures.
Work Schedule: Wednesday to Saturday 10:00 AM to 9:00 PM
Daily Tasks
- Review e-mails for the day, note important tasks, moves, load to watch, etc.
- Review daily client’s spreadsheet, ask for clarification from planner if needed
- Follow up to ensure load information was clearly transmitted and confirmed with driver via text message /phone / satellite
- Double check, preplan loads, backhaul, special moves and create DH (when possible)
- Ensure trucks ignition is when driver is supposed to start. If there are any delays, include in nightly report for management
- Coordinate with drivers to keep a flow of tractor coming in and out of garage. Use the emails sent by maintenance as referral.
- Monitor Road & Weather Conditions, keeping Drivers Informed, if there is delay to foresee, do the necessary changes in order to service customer on time. Inform customer of any delays
- Manage and answer the Office Phones in a Timely Fashion and deal with any issues that arise from the phone calls.
- Monitor & Process Satellite Messages in AS400 and ensure up to date within 5 mins
- Make road service calls when necessary. Inform maintenance team if it happens. Use your judgment in order to make the best financial / time efficient decisions on breakdown issues
- Create an end of shift report containing issues of the shift, how to fix them. Email said report to team and revisit on the next day with planner and supervisor
- Try to fix border issues as they arise. Inform supervisor for any suggestions about proactive / troubleshooting in that department.
- Be proactive to potential problem, delays, complaints that may happen that day
- Have an “continual improvement” mentality i.e. How to reduce bobtail, how to improve, etc. CONSTRUCTIVE CRITICISM is ALWAYS welcome
Skills and Abilities
- Must have 1-2 years experience, either in the transport field or in a related sector;
- Must have good geographical knowledge;
- Good knowledge of AS/400, Excel and Lotus notes;
- The candidate must have exceptional interpersonal and communication skills;
- Impeccable, detailed and proactive telephone and satellite habits
- Strong attention to detail and a high degree of accuracy;
- Ability to evaluate data and policy options and draw sound conclusions;
- Must be a team player with a strong commitment to quality and customer service;
- Ability to multi-task and manage priorities, meet deadlines, work under pressure and take on additional tasks;
- Problem solving and initiative
- Critical and strategic thinking
- Innovation / resourcefulness
- Driver retention is EVERYONE’S job, we need to be sure we treat our driver equally and respectfully
- Any other duties assigned by management
Skills & Abilities
- Must have 1-2 years of experience, either in transport or related industry;
- Must have good geographical knowledge;
- Strong knowledge of AS/400, Excel and Lotus notes;
- Candidate must have exceptional interpersonal and communication skills;
- Impeccable, detailed and Proactive Phone and Satellite habits
- Strong attention to detail and a high degree of accuracy;
- Ability to evaluate data and options for action and to reach sound conclusions;
- Must be team player with strong commitment to quality and customer service;
- Ability to multi-task and manage priorities, meet deadlines, work under pressure and take on additional tasks;
- Resolution of problems and initiative
- Critical and strategic thinking
- Innovation / Resourcefulness
Work environment
- Ability to work in a team with minimal supervision.
- Ability to work in a fast-paced environment.
XTL Offers
Group insurance paid 100% by the employer after 3 months of probation
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Competitive salary
Schedule that allows work-life balance
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