Medavie Blue Cross Looking for Adjoint(e) administratif(ve) à la direction at Montréal, Quebec Full Time

L’adjoint(e) administratif(ve) à la direction offre un soutien administratif complet et confidentiel à la vice-présidente, Technologie de l’information, et à son équipe de gestion, tout en assurant la tenue des dossiers du bureau de direction. Le ou la titulaire du poste sert de pont entre cette équipe et les autres parties.

Responsabilités :

• Offrir un soutien administratif en gérant l’agenda de la vice-présidente, Technologie de l’information, et en organisant ses réunions et ses déplacements; assurer le suivi des questions, des tâches et des projets; regrouper et préparer des documents, y compris le matériel de présentation, et trier les communications courantes entrantes, les demandes et les appels téléphoniques, et y répondre.
• Organiser et gérer les réunions virtuelles (Webex), réaliser des sondages au besoin, assurer le suivi des mesures à prendre et maintenir à jour le site SharePoint de l’équipe des TI.
• Soutenir le fonctionnement de l’équipe des TI et la coordination des réunions du conseil d’administration et des comités directeurs en participant à la préparation et à la distribution de documents, de même qu’à l’organisation des réunions.
• Gérer les documents de nature sensible, stratégique et confidentielle.
• Passer en revue et approuver les dépenses standard du service, tenir à jour les registres comptables et produire des rapports de dépenses.
• Aider à la planification et à l’organisation de réunions d’affaires régulières à l’extérieur du bureau et d’événements pour la clientèle, y compris les arrangements avec les installations hors site.

Exigences :

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
• Un minimum de trois à cinq années d’expérience pertinente dans un rôle administratif de haut niveau (une expérience professionnelle dans le domaine de la finance et des TI est considérée comme un atout).
• En raison de nos obligations contractuelles, le ou la titulaire du poste doit détenir sa citoyenneté canadienne et obtenir une cote de fiabilité approfondie.
• Connaissance approfondie des produits de la suite Microsoft Office (dont Word, Excel, PowerPoint, Webex Teams, Webex et SharePoint).
• Intérêt marqué pour l’informatique et capacité à maîtriser rapidement de nouvelles solutions en ligne en ce qui a trait au suivi du temps, aux projets et à la prise de mesures.
• Capacité de communiquer clairement et avec assurance, de vive voix et par écrit, avec divers publics, et de personnaliser l’information et la façon de la communiquer pour l’adapter à la nature du matériel, du public et de la situation.
• Aimer travailler fort, aborder les défis avec dynamisme en s’orientant vers l’action, s’affairer à répondre aux attentes et aux exigences des clients internes et externes, et entretenir de bons rapports avec tout type de personnes.
• Savoir organiser judicieusement le travail et l’information pour réaliser des tâches et des étapes précises en vue de respecter les délais; repérer rapidement les obstacles à la réalisation d’un objectif et déterminer les mesures à prendre tout en définissant la ligne à suivre.
• Démontrer un souci d’excellence, aimer relever des défis et être orienté(e) vers les résultats.
• Faire preuve de motivation et d’une grande capacité d’initiative.
• La maîtrise de l’anglais est requise, la maîtrise du français constitue un atout.