Tâches et responsabilités :
La personne dont la candidature sera retenue travaillera auprès d’une équipe d’avocates et d’avocats, de stagiaires et d’autres professionnels qui exercent dans les deux langues officielles (français et anglais), dans un environnement de travail en français, dans une panoplie de domaines.
Les fonctions principales de la personne retenue seront mais ne se limitent pas à l’organisation de suivis auprès des barreaux sous la supervision d’un(e) avocat(e) ;
· l’organisation et la réalisation des recherches de conflits d’intérêts exigées par les barreaux ;
· l’administration et l’organisation du bureau de Montréal, comprenant notamment :
➢ la réception et la transmission de messages de clients et de tiers,
➢ l’archivage de documents et de courriels,
➢ la rédaction de toutes sortes de correspondance,
➢ la traduction de textes simples,
➢ la coordination d’envois par la poste régulière et par service de messagerie,
➢ la commande de fournitures de bureau et d’autres nécessités, et
➢ d’autres tâches ponctuelles de nature administrative ;
· le suivi de tous problèmes informatiques avec le département de soutien technique ainsi que la recherche des meilleures options pour améliorer l’efficacité du matériel informatique ;
· un appui ponctuel à la préparation, la révision, l’impression et l’organisation de documents, aux livraisons d’urgences notamment aux tribunaux, ainsi que d’autres tâches ponctuelles variées mais importantes ; et
· au travail continu en collaboration étroite avec le personnel et avocats des trois bureaux de Montréal, Ottawa et Vancouver.
Les fonctions de la personne dont la candidature sera retenue pourraient varier en fonction de son expérience de travail et de ses intérêts.
La candidate ou le candidat idéal serait capable de travailler certaines heures supplémentaires de temps à autres, selon les besoins de l’équipe.
Langues :
· Maîtrise du français, écrit et oral.
· Bonne connaissance de l’anglais, écrit et oral.
Qualifications :
· Expérience générale dans le domaine administratif serait un atout ;
· Grand sens de l’organisation ;
· Attention minutieuse aux détails ;
· Débrouillardise ;
· Avoir la capacité de bien travailler à la fois de manière autonome et également de manière collaborative, au sein d’une équipe dont plusieurs membres sont ailleurs (Ottawa et Vancouver) et dans d’autres fuseaux horaires ;
· Avoir la capacité de travailler sous pression, dans un environnement exigeant, avec des priorités variables et souvent concurrentielles
· Excellente connaissance des logiciels Word, Outlook et PDF Exchange et bonne connaissance d’autres logiciels, par exemple Excel.
· Une expérience dans le domaine juridique serait un atout ;
Un intérêt pour l’organisation et la coordination d’évènements serait également un atout.
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