Excel Personnel inc. Looking for Secrétaire – réceptionniste at Montréal, Quebec Full Time

Notre client, une entreprise d’habitation (résidence pour aînés), est à la recherche d’un, d’une secrétaire-réceptionniste sur l’île de Montréal.

Exigences du poste :
• Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles en bureautique
• Posséder un minimum de 6 mois d’expériences pertinentes en bureautique ou secrétariat
• Avoir d’excellentes capacités de rédaction
• Très bonnes connaissances des logiciels Excel et Word

Autres compétences recherchées :
• Anglais intermédiaire parlé et écrit
• Excellent service à la clientèle
• Autonomie et débrouillardise
• Capacité à établir et à maintenir des liens chaleureux avec les résidents
• Aimer travailler auprès des aînés
• Faire preuve de discrétion et d’intégrité

Tâches principales
• Recevoir et effectuer des appels téléphoniques externes en les acheminant ou prenant le message.
• Traiter rapidement les appels d’urgence des résidents; les transmettre au responsable en devoir et faire le relais pour joindre le personnel via le téléavertisseur.
• Accueillir et diriger toutes les personnes entrantes aux bons endroits, selon les procédures et les règlements.
• Fournir, selon les informations et les taux établis, les renseignements de location et, si besoin est, effectuer la visite des lieux avec les clients potentiels et signer les baux.
• Surveiller les accès, l’entrée et la sortie du personnel et des résidents selon les procédures et règlements afin de s’assurer du droit d’accès, d’éviter la sortie de marchandise et d’assurer la sécurité des résidents.
• Tenir un registre des événements du complexe dans un journal quotidien ainsi qu’un cahier d’évacuation à jour pour les pompiers.
• Accomplir des tâches de classement, de photocopies, d’ordonnancement, etc.
• Effectuer le travail de secrétariat : suivi des payes; commandes des fournitures de bureau et autre matériel; compléter des tableaux d’analyse; trier et distribuer le courrier.
• Préparer la correspondance et les documents (horaires, tableaux, calendriers, documentation) et, selon les informations, l’ordre du jour des réunions.
• Assurer la logistique et la préparation des affiches et des mémos internes.
• Traduire des documents pour répondre aux besoins d’une clientèle bilingue.
• Assurer l’exécution de toutes autres tâches ou activités connexes qu’il est raisonnable d’accomplir.