Paroisse St-Louis de France Looking for Adjoint(e) administratif(ve) at Terrebonne, Quebec Full Time

Adjoint(e) administratif(ve) pour le Cimetières de la Paroisse St-Louis de France. Le rôle principal et habituel de la personne consiste à être une personne-ressource en s’assurant du bon fonctionnement de trois cimetières. Elle tient les registres à jour pour tous les cimetières, et columbariums. Fait la logistique de toutes les activités de cimetière provenant de l’interne ou l’externe. Agit comme personne-ressource pour l’ensemble des activités. Sous la supervision du prêtre de la paroisse et du directeur administratif.

Avantages:
-Assurance Maladie Complémentaire
-Assurance Vie
-REER Collectif
-Stationnement sur place

Description détaillée des responsabilités/tâches

Service à la clientèle:
-Agit comme personne-ressource pour l’ensemble des activités;
-Offre un support aux familles et aux conseillers pour la mise à jour des contrats de sépulture ainsi que toutes particularités;
-Maîtrise et fait connaître l’importance des règlements du cimetière;
-Reçoit et gère efficacement les plaintes et commentaires concernant les concessions (niche, terrain) par l’utilisation des logiciels et outils informatiques fournis par l’entreprise;

Soutien administratif:
-Tient à jour les registres;
-Gère administrativement les demandes d’inhumation en lien avec dossier de concession;
-Gère administrativement tous les nouveaux contrats de concessions;
-Avise la comptabilité lorsque le contrat est prêt à être facturé;
-S’assure de respecter l’échéancier des périodes de fin de mois;
-Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin;
-Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière;
-Surveille les échéances des concessions et s’assure de leur renouvellement;
-Vérifie l’aspect légal des documents et vérifie l’exactitude des informations;
-Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières et columbariums;

Soutien aux opérations:
-Approuve tous les contrats des concessions du réseau;
-Approuve toutes les requêtes de sépulture corps et cendres;
-Coordonne et tient à jour le calendrier des inhumations du réseau;
-Assure la logistique des inhumations (mises en niche, mise en terre, etc.);
-Accueil et accompagne les familles pour inhumation ( au besoin)
-Travaille en étroite collaboration avec les conseillers aux familles;
-Avise son supérieur immédiat en cas de problème;
-Assure l’application des procédures visant à sauvegarder l’intégrité et la confidentialité des informations;
-Toutes autres tâches liées à son emploi demandées par son supérieur immédiat

Connaissances requises :
-Maîtrise des logiciels de la suite Office et Environnement Google
-Utilisation du logiciel des églises Epsilia (formation sur place si nécessaire )
-Excellente connaissance du français parlé et écrit, et de l’anglais parlé (un atout )
-Expérience: service à la clientèle et administration – 2 ans

COMPÉTENCES CLÉS

Autonomie / Initiative / Efficacité
Habileté à fonctionner adéquatement à partir de directives générales et d’utiliser d’abord ses ressources avant de demander de l’aide. Habileté à suggérer des pistes d’amélioration à son travail.

Communication
Habileté à s’exprimer clairement et d’être compris par son interlocuteur et d’être réceptif aux messages des autres.

Qualité de service et souci du client
Habileté à être attentif aux préoccupations et aux attentes de la clientèle. Fait preuve de tact et de diplomatie dans la gestion des dossiers. Être en mesure de cerner les besoins du client afin de lui offrir les services et produits nécessaires et complémentaires.

Adaptabilité et résistance au stress
Habileté à ajuster ses comportements et ses méthodes de travail en fonction des personnes, du contexte de travail et des changements qui surviennent. Capacité d’être polyvalent dans son travail. Habileté à travailler sous pression, à garder son sang-froid et à fournir un rendement efficace en périodes critiques.

Planification / Organisation
Habileté à coordonner son temps, ses priorités et ses activités pour maximiser sa présence au travail afin d’atteindre les objectifs visés. Habileté à suivre périodiquement l’évolution des dossiers, à organiser son temps de façon à rencontrer ou respecter les délais, et à apporter les correctifs qui s’imposent. Habileté à planifier, organiser, et instaurer des activités nécessaires à l’atteinte des objectifs.

Éthique et intégrité
Habileté à démontrer un haut niveau de préoccupation en regard de la qualité de service fourni et du respect des normes professionnelles ainsi que les valeurs de l’entreprise. Traite les dossiers avec honnêteté et discrétion.

Travail d’équipe et relations interpersonnelles